探析运用PDCA管理模式进行物资仓储的管理

在ISO9001:2008标准中,给出了根据客观规律总结出来的PDCA循环模式。为解决输变电项目分设料场的仓储管理,达到“及时清点、摆放有序、账目规范、准确发料、防损防盗、信息畅通”的管理标准,充分利用PDCA的管理理念,并结合项目本身建设战线长、料场需分别设立的特点,创新实施PDCA循环管理模式,通过将注重过程控制和闭环反馈的管理方法运用到分区料场管理,不断检查问题,发现问题,直面问题,改进问题,对问题实施闭环管理,从而达到持续改进料场管理水平、进一步积累仓储经验、提高人员素质、创造经济效益的目的。

与火电厂建设项目相比,输变电线路项目建设的特点是施工场所长,因此线路施工所需要的材料要根据现场的实际情况分别设立多个供料场,这与传统的项目物资仓储有诸多不同。施工单位需要结合线路建设及料场分设特点,为加强材料管理,强化经营创新,强化对分区料场的过程控制,不断检查问题,发现问题,直面问题并改进问题,对问题实施闭环管理,从而达到持续改进物资仓储管理水平的目的。笔者所在电力建设施工公司就对仓储现场实施PDCA循环管理的方法。

如何使物资管理链条中处于下游环节的仓储管理工作务实到位,真正体现管理精细化、规范化和科学化,是建设工程物资仓储管理亟待研究和解决的问题。

在ISO9001:2008标准中,给出了根据客观规律总结出来的PDCA循环模式,即:

P———策划:根据要求和组织的方针,对提供结果建立必要的目标和过程;

D———执行:实施过程;

C———检查:根据方针、目标及要求,对过程进行检查督导,并报告结果;

A———处置:采取措施,以持续改进过程业绩。

由于其运转程序严谨,管理层次多样,适用于各类管理,被国内外各行业在强化内部管理中证明是一种行之有效的方法。这种面向过程的方法模块同样可以适用于物资仓储工作的管理和运作。

第一步:分析物资仓储工作的现状,找出存在问题的症结。这一步要立足于物资仓储工作的目标,广泛开展调查研究,全面收集一定时 期内物资 仓储工作 状况的数 据、资料。这是最基本的工作,需要做细、作实,严禁走过场、严禁形式主义,否则得出的结果就是不科学的,对以后的工作带来很多困难或带来错误的结论。

第二步:分析问题的因素(原因)。集思广益,找出导致问题出现的主要因素,然后逐个分析论证。对问题的分析可以采用多种形式,如召集会议,以及采取头脑风暴法等,要让大家充分表 达意见,注意吸收 不同观点,切实找出 问题所在来。

第三步:确定主要因素。导致问题出现的因素往往是很多,但主要因素总是起决定作用,解决问题必须从主要矛盾入手。如果排除枝节问题,抓住主要矛盾,就能牵一发而动全身,使问题迎刃而解。

第四步:作为策划阶段的输出,制定相应管理制度和方法,建立管理组织。这是策划的最终结果,既是第一阶段的结束,又是第二阶段的开始,因此,要根据前三步的工作,根据找出的主要因素来制定符合本单位的管理制度和工作方法,并在管理机构及人员方面进行合理的调整,设置精干、有效的管理机构和人员。

第五步:执行阶段,是最重要也是关键的一步。因为只制定管理制度和办法,而不实实在在地执行,那么文件化的准则和方法只能成为一纸空文。为此,要对所有与之相关的人员进行培训,强化责任 心,明确目标,督促各项 措施的落实,努力实现策划阶段所确定的目标。

第六步:检查工作效果。各项措施落实情况?其结果如何?是否达到预期目标?这就要求逐项对照改进控制准则和方法,检查工作的效果。通过检查,可以弄清楚实施过程中哪些项目已经圆满完成,哪些项目还需继续完善,成功的经验有哪些,不足又是什么。并要将检查所获得的数据、资料汇总分析,形成最终检查报告。因此,该步骤是承上启下的一步,既总结过去,又为下一步工作提供信息依据。

第七步:总结经验教训,巩固成绩。经过检查以后,已经清楚实施过程中的成功经验和存在的问题。如确认为行之有效的好的经验、好的做法给予总结提炼,上升为“标准”,以便在今后工作中贯彻执行。同时,要把存在的问题加以归纳整理。记录备案,防止犯同样的错误。并对问题涉及的单位或个人给予奖惩,以维护管理工作的严肃性。通过总结分析检查结果,把成功的经验和存在的不足作为下一循环的动力和依据。

第八步:处置存在问题。对本次循环中存在的问题。要重新分析原因,制定新的 解决方案,转入下一 循环去解 决。这样,本次循环的第八步顺利过渡到下一循环的第一步,从而形成一个完整的PDCA循环管理体系。

创新是把一种认识转化为实践的过程,其中存在较大的思维发散空间,结合PDCA循环在制造过程中对于质量改进的作用,我们思考料场管理应用PDCA循环的可行性,在实施料场PDCA循环管理过程中,不断发现问题,解决问题。

项目部规划了“及时清点、摆放有序、账目规范、准确发料、防损防盗、信息畅通”的“二十四 字”管理标准。完 善机构,强化执行,成立料场PDCA领导、检查和执行三个管理小组,并在备忘录文件中明确小组人员组成及职责分工。制作了PDCA管理标识牌悬挂于料场醒目位置,营造氛围,灌输理念。

导线是输电线路项目除塔材外的主要安装材料,其盘数多,每盘的长度也略有差异。结合物资管理工作实际,首先对到货的导线实行编号管理,编号要求 对应每盘 导线的长度;然后将导线的存放位置“画”在平面图上,形成存储分布图;最后将分布图打印并张贴在墙上,实行发放取料的定位查找、及时消项。参见下图。

料场导线“按图索骥”分布图

业主方供应的导线和塔材是输电项目的重点物资,数量大、管理成本高。如果两种物资同时向两个料场供货,料场至少应布置两辆随车吊,用两拨人力进行装卸和清点,随车吊租金较高。为了切实加强管理,降低成本,PDCA管理小组提前规划,与供货商提前联系,避免塔材与导线集中到货,采取导线与塔材两个分区料场交叉发货,两个料场各布置一台随车吊,一拨装卸人力进行卸车、清点,极大程度降低机械租用成本。从目前看,基本满足了卸车和清点任务。

通过PDCA管理模式在一个项目的实施,截至目前,此项目多个料场物资管理整齐有序、无损坏、无丢失,“及时清点、摆放有序、账目规范、准确发料、防损防盗、信息畅通”的二十四字管理标准得以实现。实践证明,PDCA管理模式在物资仓储管理中的应用是成功的,此方法可以在多个项目中进一步的推广、完善。