医用耗材仓储物流系统的建立与控制

随着信息技术的不断发展和人们对医疗保健水平的要求不断提高, 医院信息化建设实施愈来愈引起业内外人士的普遍关注。

基于无线网络和二维条码技术, 我们希望对“管理医院库房是件烦琐的事”这个观念进行改变, 让医院的库房管理人员在运用先进的技术后觉得工作量减少了很多, 出错率明显减少, 使医院库房的存储实现“零库存”。采用该种技术后, 能使库房管理员知道库房各耗材的剩余数量、供应商信息等实时动态信息, 以及耗材出库后的可追踪信息, 这样在库房盘存时能清楚地了解各种耗材的情况。最终, 我们采用无线网络构成的信息平台, 将耗材从购买的供应商一直到具体使用病人的所有信息都联系在一起。

提供准确的数据, 使主管部门能准确了解库存信息, 实现“零”库存;

由于数据采集频繁, 使用时间长, 仓库规模比较大, 所以系统必须要求数据采集设备可以方便携带;

各科室能快速的通过系统进行物品申领以及汇总统计;

常用多种医用消耗物品和低值易耗品能方便快速的查询统计。

系统是对整个物品的生命周期过程中的人、医疗器械、设备、供货商、申领科室以及费用核算进行有效的协调和管理;

实现对各种资源的实时控制、协调管理, 满足医用耗材物流中的信息需求;

物品跟踪记录信息, 包括单据信息、时间、方向、状态、所处位置、申领科室、实现对物品的跟踪查询;

状态跟踪及时反馈到系统的各个用户, 各个用户可以根据自身的需求和权限, 方便地通过计算机等查询自己所关注的物品在整个生命周期中所处的状态;

对植入性材料及需要追溯到病人身上的各类物品, 系统对每种物品提供单独条码, 并提供了方便的物品相关信息的查询, 包括物品厂家、生产批号、病人信息、医生信息等。

系统结构与组成如图1。

●基于无线网络的数据采集

目前的库房信息都是在有线的环境下传输的, 但是有线的信息传输无法实现在库房内与各耗材之间的现场信息传输, 除非在库房内的每个货架甚至每种耗材都配计算机, 显然这是不可能的。而在无线网络的环境下, 移动计算机设备就可以在库房内与在医院网络环境内的计算机进行实时信息传输。

图2 移动终端设备 (MC50) Fig.2.Mobile computer (MC50)   下载原图
 

为此, 我们采用了symbol移动计算机MC50作为移动终端, 如图2。MC50是移动数据终端中首款结合了增强PDA改进架构, 优化了操作企业级应用程序性能的产品。这款小型轻便的移动数据终端具有多种高级数据采集功能以及灵活语音和数据通信功能, 并且很容易与无线局域网 (WLAN) 实现同步。

●二维条码技术的应用

在这个系统中, 二维条码充当了一个索引的作用。在医用耗材进入库房前, 将耗材的基本信息都打印在这个二维条码中, 以后的盘点、出库或者查找耗材, 只要输入耗材基本信息中的一项, 就可以把这个耗材的信息查询出来。在耗材入库时做好索引的工作, 在以后的工作中就可以发现工作量大大减少, 而且不会出错。

二维条码的数据容量很大, 可以达到1M左右, 它超越了字母数字的限制。二维条码可以表示字节数据, 而图像多以字节形式存储, 因此可以存储图像等信息, 并且具有抗损坏能力, 在被扭转或破损后仍可能准确读到数据。

●系统软件设计思路

(1) 系统采用成熟的三层架构, C/S, B/S相结合, 如图3。

UI层, 界面显示层, 系统本着界面友好和操作简单的原则, 采用XP界面风格。

图3 系统三层架构图Fig.3.Diagram of the system’s multi-tier framework  下载原图
 

数据层, 这里我们数据访问层采用Web服务。Web服务是利用SOAP (简单对象访问协议, Simple Objec Access Protocol) 在HTTP上执行远程方法调用的一种新方法。SOAP技术基于XML的标准。

逻辑层, 连接数据层和UI层的中间件。

我们采用二次开发框架, 集合了Microsoft.net开发平台更优秀的特性, 便于我们的系统使用。

(2) 系统采用新技术, 保证在行业内以及未来的一段时间里能保持领先地位。

通过二次开发框架, 能够使界面比较彻底地脱离原始的数据模式, 使用户所能操作的界面跟数据库表字段无关, 能够通过二次配置平台随意地配置界面显示字段。

在系统开发过程中, 工作量比较大的内容是对原有数据的采集和兼容。为此, 我们开发了树性控件, 在对导入的产品类别进行随意调整上级类别和下级类别时, 导入的产品也可以随意调整所属类别。

采用二次开发框架, 同样可以避免在开发过程中对数据库的冗余操作, 简明书写SQL语句, 提高开发效率。

系统采用软件核心与界面风格分离, 可以随意升级软件风格, 而不用对程序进行改动。

(3) 系统的开发工具及配置环境

开发工具:VS.NET 2005

数据库:SQLSERVER 2000

操作系统:WINDOWS2000、WINDOWS XP

通过对医用耗材仓储系统的控制流程的设计与建立, 我们首先控制医院常规耗材的合理库存, 初步设定高储、低储的数量, 部分医用耗材如下表1所示。

其次, 系统程序通过一系列控制数学公式自动判断物品库存及对应的高储、低储。公式举例如下:

  
表1 高储、低储表Tab.1.Table of high-inventory and low-inventory  下载原图

库存KC≥高储GC×30%;

库存KC≤低储DC。

当满足以上公式时, 系统会自动向库房管理员提出超储警告, 并自动向申请物资的其他科室提供物资详细情况的警示功能。

通过物流系统的控制与建立, 我们主要通过如下方式来控制物流状态和部分医用耗材的整个物流过程, 以达到及时、准确和高效率。仓储物资的整个物流过程如图4所示。

通过图4, 我们可以大概了解医院库房物资的整个生命周期, 以及如何跟踪控制物资的各个状态。

图4 物流过程图Fig.4.Diagram of logistics process  下载原图
 

首先, 我们通过关系数据库, 对每一个状态及操作过程建立对应的数据表, 如科室申领表 (申领单据及单据明细表) 、采购表 (单据及单据明细表) 、入库表 (单据及单据明细表) 、出库表 (单据及单据明细表) 。当科室作了申领操作后, 向申领表插入数据, 由采购员操作系统自动汇总, 并根据日常默认供应商自动生成采购单 (需要采购员确认) 。生成采购单据后, 把所有通过本次采购的科室申领表数据标注为采购状态, 同样在入库和出库时对数据表里的数据进行标注。这样, 在整个物流过程中, 申领科室就可以通过系统查询到自己所申领的物资所处的状态。

对植入性材料的物流控制, 除了常规的物流控制之外, 我们增加了对每一件植入性材料都贴上唯一的条码。在植入性材料入库时, 自动打印植入性材料申领使用备案单, 以便各科室申领使用后, 能够及时、准确地跟踪植入性材料的使用者和使用医生。

在系统实现后, 我们达到以下效果:

(1) 通过MC50无线扫描技术, 能方便快捷地出库、入库。

(2) 构建科室申领基于浏览器的B/S申领及查询系统, 让各科室能通过系统设置常用物品, 以便快捷地申领, 并能在库存不足的情况下提醒申领员, 以及查询本科室申领记录和申领汇总, 方便统计核算。

(3) 申领记录汇总报表, 采购人员可以根据申领汇总记录方便地生成采购单, 并通过采购单快速地查询物品对应的常用供应商, 生成采购单后能自动通过电子传真, 向供货商发出采购申请。

(4) 快捷、方便地设置各种查询条件, 对库存中的物品进行快速地查询、统计, 并设置高低储报警。

(5) 减少重复劳动, 各科室一旦录入了申领单, 一直到这个申领结束, 处于系统物流生命周期的各个操作员, 都无需重新输入产品, 直接从相关联的上个操作阶段中读取相关数据。

(6) 通过MC50, 可以快速地读取某件物品的各种状态。

(7) 在库房盘点中, 使用MC50扫描物品条码, 系统可以及时反映出该物品的剩余数量及已经盘点的数量, 方便核对, 提高工作效率, 减少出错概率。

(8) 对植入性材料等物品, 系统能及时反映出该物品的各种状态, 并追溯到具体哪个病人使用了该物品。

(10) 系统设计先进, 操作简单, 使用方便, 人性化, 提供各种在库房管理中常用的工具软件。

本系统是根据现代物流理念而设计的, 旨在解决传统仓储业的被动性、不连续性和不均衡性, 将库存由过去批量大、品种少、周转慢, 向批量小、品种多、周转快方向转化, 在试剂管理上实现零库存, 在耗材管理上尽量减少库存, 从而使仓库管理从传统的仓储模式转变为现代物流模式。另外, 系统利用条码技术和先进的无线技术, 使本系统在同类管理软件中处于领先水平。