1 棉花仓储企业库存管理存在的主要问题
库存管理对棉花仓储企业来说是一项繁杂的工作, 每天要处理大量的单据和相关数据。为及时登记每一笔业务, 盘点库存和货物流动情况, 保证棉花库存安全, 企业要花费大量人力物力来做数据记录统计工作。在世界发达国家, 库存管理的信息化水平已经很高, 国内棉花仓储企业尽管在这方面也有一定的认识并配置了计算机等办公设备, 但在实际仓储管理中仍存在诸多问题。
1.1 仓储管理手段落后
很多仓库库存管理仍为手工、半手工、人工记忆等操作, 不但费时费力, 而且容易出错。从货权人办理入库登记开始, 到收获单位出库手续为止, 所有操作基本上都是由仓库管理人员笔写、手理, 加上算盘、计算器来完成。这不仅繁琐, 效率低, 而且缺乏库存管理的一些基本手段。如库存状况实时统计, 在库棉花等级、重量等统计, 费时费力, 很难做到精准。这在一定程度上造成了管理上的落后, 给企业带来了经济利益上的损失。
1.2 计算机利用效率低
目前, 国家直属棉花仓库基本都配备有计算机, 但对计算机的利用效率极低, 有的用它打游戏, 有的仅把它当计算器或打字机来用。
1.3 仓库库存管理软件功能落后
有的棉花仓库既配置了计算机同时又安装了仓库库存管理软件, 但硬件上去了, 软件却上不去。因为他们用的仓库库存管理软件, 大多为自己的工作人员及其他一些非专业人员所开发的简单的管理程序, 开发过程调研不全面, 系统开发无科学理论支持, 软件编写模型不清晰完整, 所用开发工具落后, 所以还很难称得上是“仓库库存管理信息系统软件”, 没有做到真正的信息化管理。
2 信息化技术在棉花仓储管理中的作用
随着科学技术的不断发展, 计算机科学日渐成熟, 其强大的功能已为人们深刻认识, 它已进入人类社会的各个领域并发挥着越来越重要的作用。作为计算机应用的一部分, 使用计算机对棉花库存信息进行统计管理, 具有手工管理所无法比拟的优点, 例如:检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。这些优点能够极大地提高人事劳资管理的效率, 也是企业的科学化、正规化管理, 与世界接轨的重要条件。为了适应日趋激烈的市场竞争, 棉花仓储企业需要对自身的经营状况有充分的了解, 通过有效的管理不断提高仓储经营效率。因此, 开发这样一套适用于棉花仓储行业的仓库库存管理软件十分必要。全国棉花交易市场根据我国各级棉花仓储管理的实际情况, 借鉴国外先进成熟的信息化仓储管理技术, 开发成功“全国棉花库存通用管理软件”并在主要棉花仓储企业进行了示范应用, 取得了明显的效果。
3 全国棉花库存通用管理软件及其应用
3.1 全国棉花库存通用管理软件主要功能
“全国棉花库存通用管理软件”是棉花仓储行业的通用电子台帐系统, 服务于整个棉花仓储行业。该软件在棉花仓储管理中的成功应用, 改变了传统落后的库存管理模式, 实现了棉花从入库、在库到出库等全流程的动态、静态管理;实现了库存管理的信息化;实现了表、单的规范化和电子化, 极大地提高了仓储工作效率, 减少了企业的库存管理成本。
“全国棉花库存通用管理软件”支持局域网和广域网以及脱机单机使用, 支持多用户同时管理。由仓库管理员 (主任) 根据员工的工作范围分配软件的权限, 同时, 仓库管理员能够掌握所有员工的使用及操作日志。软件在棉花入库、在库和出库各环节承担着各自不同的功能。
3.1.1 在棉花入库环节, 棉花从入库开始, 通过软件虚拟货场管理功能查找空余货场, 分配具体可存放货物垛位, 出具作业工作各种业务单据。
3.1.2 在棉花库存环节, 全方位了解每个货场的使用情况, 分析每个货场不定期的使用率, 合理的调度出入库, 能够实时统计货场入库量、出库量, 甚至能够统计出每个仓库存放品级在某个范围内的棉花, 自动生成各种报表, 根据库存变化情况为企业经营提供工作思路及整改措施。科学有效地利用库存, 实现仓库库存最大化, 以实现仓储利润最大化。通过软件了解每一个垛位棉花货物的情况、货权人的情况以及自动计算货物存放期间内的各种费用情况。
3.1.3 在棉花出库时, 能够及时准确地通过网络查询出库指令, 同时科学有效地分配工人出库任务, 并且通过软件记录出库流程相关信息。
3.2 全国棉花库存通用管理软件工作流程
全国棉花库存通用管理软件主要分“入库阶段、库存管理、出库阶段”几个环节, 其工作流程如下。
3.3 全国棉花库存通用管理软件的应用
3.3.1 棉花的入库管理
依据入库单据上载明的内容, 逐项填写, 选择业务类型 (软件提供国储棉、期货棉、交易市场棉、其他棉4种业务类型, 可以根据实际业务中的需要, 转化业务类型) , 依次录入品名、生产年度、加工方式、加工单位、入库单号、批号、产地、件数、品级、唛头重、包型、仓库位置、垛位号、货权人, 一次录入操作可同时登记多批棉花。
业务类型是交易市场的棉花公检后的数据, 提供录入到数据库, 方便开展业务。
3.3.2 棉花的出库管理
依据出库单据上载明的内容, 通过查询功能找到将要操作办理的批次, 填写出库时间、提货单位 (人) 、提单号, 确认点击后, 该批棉花状态变更为出库。
通过此功能, 仓库管理人员还可以了解历史办理出库的情况, 可查询历史出库具体的信息, 可统计历史出库的综合数据, 方便仓库管理人员对库存情况的分析和了解。
3.3.3 统计查询生成报表
通过此功能, 我们可以根据业务类型、仓库位置、货权人、生产年度、批号、仓单号、唛头重量、公定重量、件数、品级、长度、马克隆值、入库单号、出库单号、入库时间、出库时间、状态进行高级的查询, 可以根据用户的需求, 查询出各种所需的数据, 是智能化的高级统计工具, 是库管人员的好帮手好工具, 同时也是领导分析数据的得力助手。所有的查询结果, 都可以生成EXCEL表格, 方便用户编辑、存档和打印。
3.3.4 货权人管理
本功可能随时添加或修改货权人的相关资料, 方便查询管理, 也方便按货权人统计业务数据。在棉花入库的时候也解决了每次重复录入的问题, 直接可以调出货权人, 提高了仓库计算机录入业务的速度, 规范了货权人信息的管理。
3.3.5 仓库库存管理的目标
仓库库存管理的主要目标就是通过对仓库所有入出库活动的管理和控制及对库存数据有效的统计和分析, 调整库存结构, 缩短储备周期, 加速资金周转, 最大限度地降低库存占用, 同时, 通过周期性的仓库盘点, 使仓库库存管理系统实时地反映企业中各个仓库的情况, 为各类管理人员从不同侧面提供所需信息。
4 结语
全国棉花库存通用管理软件能够为用户提供充足的信息和快捷的查询手段, 是典型的信息化管理系统, 是构建现代流通网络的基础, 对企业的决策者和管理者都至关重要。软件在棉花仓储库的成功应用, 使我国棉花仓储库管理迈入信息化管理阶段, 对加强仓库管理, 提高商品棉库存管理效率发挥着愈来愈重要的作用。在实际应用过程中, 要注意结合仓库业务的实际情况, 遵循科学、准确、高效的原则使用仓库库存管理信息系统, 充分利用计算机和网络平台, 实现仓库的智能化管理, 科学有效地管理棉花库存, 全面提高我国棉花仓储企业信息化管理水平, 逐步构建全国信息化棉花流通网络系统, 整体提高棉花流通效率。
